Privatlivspolitik

Dataansvarlig

Nordic Skilled, Teglgårdsvej 18A, 6000 Kolding, er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger beskrevet her.

Kontakt: info@nordicskilled.com · WhatsApp +1 555 307 5759

Hvilke oplysninger indsamler vi

Fra virksomheder, der udfylder kontaktformularen: firmanavn, CVR, kontaktperson, e-mail, telefon, ønskede fag, antal, ønsket opstart og besked.

Om virksomheder, vi selv er i dialog med eller kontakter: firmanavn, CVR og kontaktpersonens navn, arbejds-e-mail og telefonnummer samt noter om vores dialog og dokumenter som tilbud og aftaler. Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at drive og følge op på vores forretningsforbindelser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Du kan altid gøre indsigelse, så sletter vi oplysningerne.

Fra jobkandidater, der udfylder ansøgningsformularen: fulde navn, by, e-mail, telefon/WhatsApp, fag, års erfaring, skole, engelskniveau, ønsket opstart samt de filer, kandidaten selv uploader (typisk diplom og CV, som kan indeholde fødselsdato og andre identifikationsoplysninger).

Om kandidater og medarbejdere, vi er i et konkret forløb med, kan vi også registrere CPR-nummer og straffeattest. Se afsnittet ‘Opholds- og arbejdstilladelse’.

Automatisk: IP-adresse og browseroplysninger, brugt til svindel- og spambeskyttelse på formularerne.

Online test for kandidater

Vi kan sende kandidater et link til en kort online test i engelsk, sikkerhed på arbejdspladsen og faget. Vi gemmer svarene, pointtal, tidsforbrug og hvor mange gange siden blev forladt under testen, sammen med ansøgningen.

Testen er ét af flere grundlag for vores vurdering. En medarbejder i Nordic Skilled ser altid resultatet sammen med CV, dokumentation og samtale, og der træffes ingen afgørelse alene på grundlag af testen (databeskyttelsesforordningens artikel 22).

Testresultatet slettes sammen med ansøgningen.

Jobsamtaler

Vi holder jobsamtaler som videomøde i Google Meet. Invitationen sendes fra vores Google-konto (Google Workspace).

Hvis du siger ja til det i starten af samtalen, optager vi den og får en automatisk udskrift via Otter.ai, så vi kan huske samtalen korrekt. Siger du nej, optager vi ikke.

Otter.ai ligger i USA. Optagelsen overføres derfor til USA på grundlag af dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 49, stk. 1, litra a. Vi sletter optagelsen hos Otter.ai, når vi har truffet en beslutning, og gemmer kun vores egne korte noter sammen med ansøgningen.

Opholds- og arbejdstilladelse

Hvis du ikke er EU/EØS- eller schweizisk statsborger, bor i Danmark, og vi går videre med din ansøgning, spørger vi dig om tre ting: hvad din nuværende danske tilladelse giver dig ret til (fx at arbejde for enhver arbejdsgiver eller kun for én bestemt arbejdsgiver), hvornår den udløber, og om den er bundet til en bestemt arbejdsgiver. Du oplyser det selv, og vi noterer kun dit svar. Bor du ikke i Danmark, spørger vi ikke.

Ansøgningsformularen beder ikke om kopi af pas, opholdskort eller tilladelse, CPR-nummer eller straffeattest. Send dem ikke til os, medmindre vi udtrykkeligt beder dig om det. Har vi registreret dit CPR-nummer i vores system, ligger det adskilt fra dine øvrige oplysninger, og kun vores administratorer kan se det. Det slettes senest sammen med dine øvrige oplysninger hos os. En straffeattest i vores system slettes automatisk 6 måneder efter, at vi har modtaget den.

Vi bruger oplysningerne til at vurdere, om og hvordan du kan ansættes hos en dansk arbejdsgiver – fx om arbejdsgiveren skal søge en ny tilladelse, før du kan begynde. Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne præsentere dig for relevante arbejdsgivere, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Du kan gøre indsigelse, men så kan vi som regel ikke præsentere dig.

Når vi præsenterer dig for en arbejdsgiver, får arbejdsgiveren de tre oplysninger. Det er arbejdsgiveren, der ansætter dig, og arbejdsgiveren skal selv kontrollere dit pas og din tilladelse, før du begynder. Arbejdsgiveren kan bede dig om andre oplysninger efter sine egne regler.

Oplysningerne slettes sammen med din ansøgning.

Check-ind for vikarer

Vikarer, der er ansat hos Nordic Skilled (kun EU/EØS-borgere), og som vi har aftalt det med, kan registrere, når de møder ind og går hjem, via et personligt link på telefonen. Vi gemmer tidspunktet og, hvis medarbejderen tillader det, telefonens placering i det øjeblik, der trykkes. Der sker ingen sporing mellem de to tryk.

Formålet er at dokumentere fremmøde på arbejdspladsen og beregne de timer, der afregnes. Retsgrundlaget er vores legitime interesse i korrekt timeregistrering, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og medarbejderen informeres, før linket tages i brug.

Placeringen slettes automatisk efter 30 dage. Tidspunkterne gemmes som grundlag for timer og faktura.

Formål og retsgrundlag

Vi behandler oplysningerne for at besvare henvendelser, vurdere ansøgninger og præsentere faglærte kandidater for danske virksomheder, som selv ansætter dem. Kun EU/EØS-borgere kan blive ansat hos os og udlejet som vikarer.

Retsgrundlaget er dit samtykke (afgivet ved afkrydsning i formularen), og for kandidater i et konkret forløb desuden opfyldelse af en aftale eller skridt forud for en aftale, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og b.

Hvor længe opbevarer vi oplysningerne

Ansøgninger og henvendelser, der ikke fører til en ansættelse, gemmer vi kun, så længe vi bruger dem til at vurdere dig til et job. Du kan altid få dem slettet ved at skrive til info@nordicskilled.com.

Forløb med virksomheder, der ikke bliver kunder, slettes automatisk 12 måneder efter sidste kontakt, sammen med tilhørende dokumenter.

Oplysninger om medarbejdere i et aktivt eller afsluttet forløb opbevares, så længe det er nødvendigt af hensyn til ansættelsesforholdet, og derefter i op til 5 år, hvor bogføringsloven kræver det for tilhørende fakturagrundlag.

Oplysninger om opholds- og arbejdstilladelse slettes sammen med ansøgningen.

Optagelser af jobsamtaler slettes, når vi har truffet en beslutning.

Forløb med virksomheder og check-in-positioner slettes automatisk. Ugentlige sikkerhedskopier af databasen gemmes krypteret i EU og slettes efter højst 4 uger, og IP-adresser fra vores spamfilter slettes efter 30 dage.

Hvem behandler dine oplysninger for os

Vi bruger disse leverandører (databehandlere), som kun må bruge oplysningerne efter vores instruks:

Supabase – database og filer (ansøgninger, test) samt vores besøgsstatistik. Lagret i EU (Frankfurt).

Vercel – drift af hjemmesiden. Behandles primært i USA.

Resend – afsendelse af e-mails fra formularer. Behandles i USA.

LetsBot – vores WhatsApp-kanal (dit nummer og dine beskeder). Lagres i USA. Vi bruger ikke LetsBots AI-funktioner.

Google (Google Workspace) – e-mail, kalender og videomøder. Behandles bl.a. i USA.

Otter.ai – optager og udskriver jobsamtaler, kun når kandidaten har sagt ja til det (se Jobsamtaler). Lagres i USA.

Overførsel til USA: Når oplysninger behandles i USA, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (GDPR art. 46). Du kan få en kopi ved at skrive til info@nordicskilled.com. Myndigheder i USA kan efter amerikansk lov i visse tilfælde få adgang til oplysninger hos amerikanske leverandører.

Send ikke pas, CV, helbredsoplysninger eller andre følsomme dokumenter via WhatsApp. Brug upload-feltet i ansøgningsformularen.

Kontakter du os via WhatsApp, er den samtale omfattet af WhatsApps (Metas) egne vilkår og privatlivspolitik.

Vi sælger aldrig oplysninger videre, og kandidater betaler aldrig for at blive formidlet.

Sikkerhed

Adgang til data kræver login og er begrænset til de personer i Nordic Skilled, der har brug for det i deres arbejde.

Al datatrafik er krypteret (HTTPS/TLS), og databasen er beskyttet af adgangspolitikker (row level security), så kun godkendte konti kan læse oplysningerne.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til indsigt, berigtigelse, sletning og begrænsning af behandlingen, ret til at gøre indsigelse samt ret til dataportabilitet.

Vil du bruge dine rettigheder eller trække dit samtykke tilbage, så skriv til info@nordicskilled.com.

Du kan klage over vores behandling til Datatilsynet, datatilsynet.dk.

Cookies og lokal lagring

Sitet sætter ingen cookies og bruger ingen marketing eller sporing på tværs af websites.

Vi tæller besøg med vores eget statistikværktøj uden cookies. Vi gemmer ikke IP-adresser. For at kunne tælle unikke besøgende samme dag beregnes en kort envejskode ud fra IP-adresse, browser og en tilfældig nøgle, der skiftes og slettes hver dag, så et besøg ikke kan genkendes dagen efter eller føres tilbage til dig. Vi gemmer kun, hvilken side der blev vist, hvilken hjemmeside besøget kom fra, kampagnekoder i linket (UTM), enhedstype, browser, styresystem, sidens sprog og land ud fra browserens tidszone. Oplysningerne ligger hos Supabase i EU og slettes efter 13 måneder. Formålet er at forbedre sitet og se, hvilke sider der giver henvendelser og ansøgninger, og retsgrundlaget er vores legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi gemmer én lille teknisk værdi i din browsers lokale lagring (localStorage), så vi kun viser sprogforslaget om den albanske side én gang. Den sendes aldrig til os og kan slettes ved at rydde browserdata.