Polityka prywatności

Administrator danych

Nordic Skilled ApS, CVR 46831950, Taulov Kirkevej 33, 7000 Fredericia, Dania, jest administratorem danych w odniesieniu do opisanego tu przetwarzania.

Kontakt: info@nordicskilled.com · Telefon i WhatsApp +45 50 24 70 58

Jakie dane zbieramy

Od firm korzystających z formularza kontaktowego: nazwę firmy, numer rejestrowy, osobę kontaktową, e-mail, telefon, potrzebne zawody, liczbę osób, pożądaną datę rozpoczęcia i wiadomość.

O firmach, z którymi prowadzimy rozmowy lub z którymi sami się kontaktujemy: nazwę firmy, numer rejestrowy oraz imię i nazwisko, służbowy e-mail i numer telefonu osoby kontaktowej, a także notatki z naszych rozmów i dokumenty, takie jak oferty i umowy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), czyli nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu i dalszej obsłudze naszych relacji biznesowych. Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw, a wtedy usuniemy te dane.

Od kandydatów korzystających z formularza zgłoszeniowego: imię i nazwisko, miasto, e-mail, telefon/WhatsApp, zawód, liczbę lat doświadczenia, szkołę, poziom angielskiego, pożądaną datę rozpoczęcia oraz pliki, które przesyłasz samodzielnie (zwykle dyplom i CV, które mogą zawierać twoją datę urodzenia i inne dane identyfikujące).

O kandydatach i pracownikach, z którymi prowadzimy konkretny proces, możemy również rejestrować numer CPR i zaświadczenie o niekaralności. Zob. sekcję „Zezwolenie na pobyt i pracę”.

Automatycznie: adres IP i informacje o przeglądarce, wykorzystywane do ochrony formularzy przed oszustwami i spamem.

Test online dla kandydatów

Możemy wysłać kandydatom link do krótkiego testu online z angielskiego, bezpieczeństwa pracy i ich zawodu. Razem ze zgłoszeniem przechowujemy odpowiedzi, wyniki, czas wykorzystany na test i to, ile razy podczas testu opuszczono stronę.

Test jest jednym z kilku elementów naszej oceny. Osoba z Nordic Skilled zawsze sprawdza wynik razem z CV, dokumentami i rozmową, a żadna decyzja nie jest podejmowana wyłącznie na podstawie testu (art. 22 RODO).

Wynik testu jest usuwany razem ze zgłoszeniem.

Rozmowy kwalifikacyjne

Rozmowy kwalifikacyjne prowadzimy jako spotkania wideo w Google Meet. Zaproszenie jest wysyłane z naszego konta Google (Google Workspace).

Jeśli wyrazisz zgodę na początku rozmowy, nagrywamy ją i otrzymujemy automatyczną transkrypcję przez Otter.ai, żeby poprawnie zapamiętać przebieg rozmowy. Jeśli się nie zgodzisz, nie nagrywamy.

Otter.ai ma siedzibę w USA, więc nagranie jest przekazywane do USA na podstawie twojej wyraźnej zgody (art. 49 ust. 1 lit. a RODO). Usuwamy nagranie z Otter.ai, gdy podejmiemy decyzję, i zachowujemy przy zgłoszeniu tylko nasze własne krótkie notatki.

Zezwolenie na pobyt i pracę

Jeśli nie jesteś obywatelem UE/EOG ani Szwajcarii, mieszkasz w Danii i przechodzimy z twoim zgłoszeniem do kolejnego etapu, pytamy cię o trzy rzeczy: na co pozwala ci twoje obecne duńskie zezwolenie (na przykład na pracę u dowolnego pracodawcy albo tylko u jednego konkretnego pracodawcy), kiedy wygasa i czy jest powiązane z konkretnym pracodawcą. Te informacje podajesz samodzielnie, a my tylko zapisujemy twoją odpowiedź. Jeśli nie mieszkasz w Danii, nie pytamy.

W formularzu zgłoszeniowym nie prosimy o kopię paszportu, karty pobytu ani zezwolenia, numer CPR ani zaświadczenie o niekaralności. Nie przesyłaj nam ich, chyba że wyraźnie cię o to poprosimy. Jeśli zarejestrowaliśmy twój numer CPR w naszym systemie, jest on przechowywany oddzielnie od twoich pozostałych danych i widzą go tylko nasi administratorzy. Jest usuwany najpóźniej razem z pozostałymi danymi, które o tobie przechowujemy. Zaświadczenie o niekaralności w naszym systemie jest usuwane automatycznie 6 miesięcy po tym, jak je otrzymaliśmy.

Wykorzystujemy te informacje, aby ocenić, czy i w jaki sposób może cię zatrudnić duński pracodawca – na przykład czy pracodawca musi złożyć wniosek o nowe zezwolenie, zanim zaczniesz pracę. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w przedstawianiu cię odpowiednim pracodawcom, zob. art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Możesz wnieść sprzeciw, ale wtedy zwykle nie możemy cię przedstawić.

Gdy przedstawiamy cię pracodawcy, pracodawca otrzymuje te trzy informacje. To pracodawca cię zatrudnia i to on musi sprawdzić twój paszport i zezwolenie, zanim zaczniesz pracę. Pracodawca może poprosić cię o inne informacje zgodnie z własnymi zasadami.

Informacje są usuwane razem z twoim zgłoszeniem.

Rejestracja wejścia i wyjścia pracowników tymczasowych

Pracownicy tymczasowi zatrudnieni przez Nordic Skilled (wyłącznie obywatele UE/EOG), z którymi to uzgodniliśmy, mogą rejestrować przyjście na miejsce pracy i wyjście z niego za pomocą osobistego linku w telefonie. Przechowujemy czas oraz – jeśli pracownik na to pozwoli – lokalizację telefonu w chwili naciśnięcia przycisku. Między dwoma naciśnięciami lokalizacja nie jest śledzona.

Celem jest udokumentowanie obecności w miejscu pracy i obliczenie godzin, które są fakturowane. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w prawidłowej rejestracji czasu pracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a pracownik jest o tym informowany, zanim link zostanie użyty.

Lokalizacja jest usuwana automatycznie po 30 dniach. Godziny przyjścia i wyjścia są przechowywane jako podstawa rozliczania czasu pracy i faktur.

Cel i podstawa prawna

Przetwarzamy te dane, aby odpowiadać na zapytania, oceniać zgłoszenia i przedstawiać kandydatów duńskim firmom, które zatrudniają ich bezpośrednio. Tylko obywatele UE/EOG mogą być zatrudniani przez nas i kierowani do pracy jako pracownicy tymczasowi.

Podstawą prawną jest twoja zgoda, wyrażona przez zaznaczenie pola w formularzu, a gdy jesteś w aktywnym procesie – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO).

Jak długo przechowujemy dane

Zgłoszenia i zapytania, które nie kończą się skierowaniem do pracy, przechowujemy tylko tak długo, jak wykorzystujemy je do oceny twojej kandydatury. Zawsze możesz zażądać ich usunięcia, pisząc na info@nordicskilled.com.

Dane o rozmowach handlowych z firmami, które nie zostają naszymi klientami, są usuwane automatycznie 12 miesięcy po ostatnim kontakcie, razem z ich dokumentami.

Dane pracowników w trwającym lub zakończonym skierowaniu do pracy przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne w związku ze stosunkiem pracy, a następnie przez maksymalnie 5 lat, jeśli duńskie prawo o rachunkowości wymaga tego w odniesieniu do powiązanych faktur.

Informacje o zezwoleniach na pobyt i pracę są usuwane razem ze zgłoszeniem.

Nagrania rozmów kwalifikacyjnych są usuwane, gdy podejmiemy decyzję.

Dane firm i lokalizacje z rejestracji wejścia i wyjścia są usuwane automatycznie. Cotygodniowe kopie zapasowe bazy danych są przechowywane w postaci zaszyfrowanej w UE i usuwane najpóźniej po 4 tygodniach, a adresy IP z naszego filtra antyspamowego są usuwane po 30 dniach.

Kto przetwarza twoje dane w naszym imieniu

Korzystamy z następujących dostawców (podmiotów przetwarzających), którzy mogą wykorzystywać dane wyłącznie na nasze polecenie:

Supabase – baza danych i pliki (zgłoszenia, testy) oraz nasze statystyki odwiedzin. Dane przechowywane w UE (Frankfurt).

Vercel – hosting strony internetowej. Dane przetwarzane głównie w USA.

Resend – wysyłanie e-maili z naszych formularzy. Dane przetwarzane w USA.

WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, część Meta) – nasz kanał WhatsApp (twój numer, nazwa twojego profilu i wiadomości, które do nas wysyłasz). Korzystamy z aplikacji WhatsApp Business, a w odniesieniu do wiadomości, które do nas wysyłasz, WhatsApp jest naszym podmiotem przetwarzającym na podstawie warunków biznesowych WhatsApp. WhatsApp przetwarza dane także w USA (WhatsApp LLC) na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, a WhatsApp LLC jest ponadto certyfikowany zgodnie z ramami ochrony danych UE–USA (EU-U.S. Data Privacy Framework). Rozmowy są przechowywane w WhatsApp i na naszym firmowym telefonie, a usuwamy je, gdy nie są nam już potrzebne do odpowiedzi na twoje zapytanie lub oceny twojego zgłoszenia. Nie używamy chatbotów ani funkcji AI w WhatsApp.

Google (Google Workspace) – e-mail, kalendarz i spotkania wideo. Dane przetwarzane częściowo w USA.

Otter.ai – nagrywa i transkrybuje rozmowy kwalifikacyjne, wyłącznie za zgodą kandydata (zob. „Rozmowy kwalifikacyjne”). Dane przechowywane w USA.

Przekazywanie danych do USA: gdy dane są przetwarzane w USA, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (art. 46 RODO). Możesz otrzymać ich kopię, pisząc na info@nordicskilled.com. Zgodnie z prawem USA amerykańskie organy mogą w niektórych przypadkach uzyskać dostęp do danych przechowywanych przez amerykańskich dostawców.

Nie wysyłaj przez WhatsApp paszportu, CV, informacji o zdrowiu ani innych wrażliwych dokumentów. Użyj pola do przesyłania plików w formularzu zgłoszeniowym.

Twoje własne korzystanie z WhatsApp podlega warunkom i polityce prywatności WhatsApp. WhatsApp sam jest administratorem danych, które zbiera o twoim koncie i o tym, jak korzystasz z aplikacji.

Nigdy nie sprzedajemy twoich danych, a kandydaci nigdy nie płacą za skierowanie do pracy.

Bezpieczeństwo

Dostęp do danych wymaga zalogowania i jest ograniczony do osób w Nordic Skilled, które potrzebują go w swojej pracy.

Cały ruch jest szyfrowany (HTTPS/TLS), a baza danych jest chroniona zasadami dostępu na poziomie wierszy, więc dane mogą odczytać tylko zatwierdzone konta.

Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania, prawo do sprzeciwu oraz prawo do przenoszenia danych.

Aby skorzystać ze swoich praw albo wycofać zgodę, napisz na info@nordicskilled.com.

Możesz wnieść skargę do duńskiego organu ochrony danych (Datatilsynet, datatilsynet.dk) na sposób, w jaki przetwarzamy twoje dane.

Pliki cookie i pamięć lokalna

Strona nie zapisuje plików cookie i nie stosuje śledzenia marketingowego ani śledzenia między witrynami.

Odwiedziny liczymy własnym narzędziem statystycznym bez plików cookie. Nie przechowujemy adresów IP. Aby policzyć unikalnych odwiedzających w ciągu dnia, z adresu IP, przeglądarki i losowego klucza, który codziennie jest wymieniany i usuwany, obliczany jest krótki kod jednokierunkowy, więc wizyty nie da się rozpoznać następnego dnia ani powiązać z tobą. Przechowujemy tylko informacje o tym, która strona została wyświetlona, z jakiej witryny przyszła wizyta, kody kampanii w linku (UTM), typ urządzenia, przeglądarkę, system operacyjny, język strony i kraj ustalony na podstawie strefy czasowej przeglądarki. Dane są przechowywane w Supabase w UE i usuwane po 13 miesiącach. Celem jest ulepszanie strony i sprawdzanie, które podstrony prowadzą do zapytań i zgłoszeń, a podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Przechowujemy jedną małą wartość techniczną w pamięci lokalnej twojej przeglądarki (localStorage), żeby propozycję strony po albańsku, rumuńsku lub polsku pokazać tylko raz. Nigdy nie jest ona do nas wysyłana i możesz ją usunąć, czyszcząc dane przeglądarki.

Jeśli samodzielnie wybierzesz tę opcję za pomocą specjalnego linku, zapisujemy też w twojej przeglądarce wartość (localStorage), dzięki której nasze statystyki pomijają twoje wizyty. Nie zawiera ona danych osobowych i możesz ją usunąć, czyszcząc dane przeglądarki.